バックオフィスをアウトソーシングするメリット7つとデメリット4つ

【結論】バックオフィスをアウトソーシングするメリット7つとデメリット4つ【小さな企業ほど恩恵が大きい】
とある企業の経営者
とある企業の経営者
経営者仲間にバックオフィス業務のアウトソーシングを勧められたけど・・・

そもそもアウトソーシングするメリットってなに?

デメリットもあるんじゃないの?結局アウトソーシングするべきなの?

OS社長
OS社長
たしかに実際に経験してみないと、アウトソーシングのメリットとデメリットって何なのか、想像しづらいですよね

私も小さな企業の経営者の端くれです。

2年前、社員が20名を超えたタイミングでバックオフィス業務をアウトソーシングし始めました。

当時は、バックオフィス業務のアウトソーシングについて周りに相談できる経営者がいなかったので、不安な気持ちでいっぱいでした。

結論から申し上げると、数十名規模の中小企業は特にバックオフィスをアウトソーシングすべき、というのが自論です。

理由は、小さな企業の方がアウトソーシングによる「コスト削減」「業務効率化」「品質向上」といった恩恵をより大きく受けられるからです。

一方、デメリットももちろんあります。

しかし、デメリットはあくまで注意点でしかなく、理解してけばカンタンに対策を取れますよ

すぐにメリットを実感したいなら!

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OS社長
OS社長
この記事では、当時の私と同じ不安をかかえる経営者のために、バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットとデメリットについてまとめました!
この記事を読めば分かること
  • バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットが分かる
  • バックオフィス業務をアウトソーシングするデメリット(注意点)が分かる
  • バックオフィス業務をアウトソーシングすべき理由が分かる

バックオフィス業務をアウトソーシングすると得られる7つのメリット

バックオフィス業務をアウトソーシングすると得られる7つのメリット

バックオフィスをアウトソーシングするメリットは7つあります。

7つのメリット
  1. コストカットにつながる
  2. バックオフィス業務の品質が高くなる
  3. 社員の負担が軽くなる
  4. コア事業に専念できる
  5. スペースをスリム化できる
  6. コンプライアンスが向上する
  7. 経営に必要なバックオフィス業務を学べる

【バックオフィスアウトソーシングのメリット①】コストを削減できる

バックオフィスアウトソーシング最大のメリットは、コストカットです

アウトソーシングならば、正社員を採用するよりも安く、かつ柔軟に雇用できるからです。

例えば、バックオフィス担当者を正社員として雇う場合、以下のコストが発生するでしょう。

正社員採用にかかるコスト
  • 採用の広告費(エージェントへの掲載料金)
  • 採用の人件費(面接官となる社員の業務が増えるため)
  • 交通費
  • 機材費(デスクやPC、その他備品)
  • 給与=基本給+残業手当+賞与+住宅手当…(一般事務の平均年収は322万円
    参考:一般事務の年収まとめ|転職会議
  • 社会保険費(会社負担額は基本給の15%)
    →バックオフィス担当者の基本給が¥200,000ならば、¥30,000を会社が負担

一方、バックオフィスをアウトソーシングする場合はどうでしょうか。

オンラインアシスタントサービスならば、コストは以下の通りです。

バックオフィスアウトソーシングにかかるコスト
  • サービス利用料金
  • 通信費(通信機器やコニュニケーションツールの利用料金など)

OS社長
OS社長
あれ、たった2つだけ?

はい、オンラインアシスタントならばこれだけです。

例えばフジ子さんならば、「実働30時間で月額¥69,000のサービス利用料金 」にコストを抑えることができます

さらにアウトソーシングの場合、年末年始の繁忙期は稼動時間を増やし、逆に業務が少ない時期は稼動時間を減らすことも可能です。

正社員の場合、業務時間を減らして給与も減らす、といったことはできませんからね。

OS社長
OS社長
「バックオフィス業務担当者がほしいけど、1人採用するほどのお金はない…」という中小企業や個人事業主(フリーランス)にとって、コスト削減できる点は大きなメリットですね!

【バックオフィスアウトソーシングのメリット②】成果物の品質が高まる

アウトソーシングすることで、書類作成などの業務を「早く」「確実に」終えることができます

アウトソーシング先のスタッフは専門知識を持っているからです。

例えば、会社を設立するための登記手続き申請はとても複雑です。

知らないことだらけなので、ご自身で書類を作成するとなるとかなり時間がかかります

しかし、司法書士にアウトソーシングすれば、あっという間に手続きを終えてくれます。
※法人の登記手続きを代行できるのは司法書士だけです。

専門性の高いスタッフにアウトソーシングすることで、品質を高めつつ素早くバックオフィス業務を済ませてしまいましょう

【バックオフィスアウトソーシングのメリット③】社員の1人あたりの負担が軽くなる

バックオフィス業務をアウトソーシングすれば、社員の負担を軽くしてモチベーションを高めることができます

書類作成やデータ入力といった社内業務は、慣れていないと大きなストレスになるからです。

営業の社員が、大切なプレゼンを行う直前に、経費精算といった社内業務に追われていたらどうなるでしょうか?

OS社長
OS社長
きっと大切なプレゼンで最大のパフォーマンスを発揮できませんね…

社員を雑務から解放して快適に仕事に取り組んでもらうためにアウトソーシングを活用しましょう。

【バックオフィスアウトソーシングのメリット④】経営者も従業員もコア事業に専念できる

書類作成業務などをアウトソーシングすると、本当に専念すべき仕事に集中することができます

多くのバックオフィス業務は「お金にならない」仕事です

だからこそ、バックオフィス業務ではなく事業の売り上げを伸ばすための業務に多くの時間を投入するべきです。

特に経営者や個人事業主(フリーランス)にとって、時間は貴重なものです。

「どうしたら今の事業を伸ばせるか?」
「売上を伸ばすために次はどのような戦略を展開しようか?」

上記のような、事業の行く末を考える時間が必要になるからです。

OS社長
OS社長
経営者や個人事業主(フリーランス)にとって、書類業務は邪魔者に他ならないですね

アウトソーシングすることで売上を伸ばすためのコア事業に専念できれば、費用よりも大きなリターンが見込めます

【バックオフィスアウトソーシングのメリット⑤】オフィススペースをスリム化できる

正社員を雇うと、仕事のためのスペースを用意する必要があります。

しかし、アウトソーシングの場合、作業スペースの必要性はゼロに近いです

それは、委託先スタッフに自社内で作業をしてもらう必要がないからです。

もちろん、打ち合わせなど一時的にスペースが必要な状況もあります。

しかし、オンラインアシスタントならば、コニュニケーションや成果物の納品はすべてオンラインで完結します

司法書士や税理士へ書類作成を代行した場合は、彼らの事務所で作成してくれます。

特に東京などの都心では家賃が経営を逼迫するので、スペースは貴重なリソースです。

OS社長
OS社長
バックオフィスのアウトソーシングでオフィスをスリム化することで、家賃や備品といったコストを抑えることができるのね

【バックオフィスアウトソーシングのメリット⑥】コンプライアンスが向上する

アウトソーシングを活用することで、各種保険法・労働基準法といったコンプライアンス(遵法)が向上します

コンプライアンについて説明するにあたり、用語がややこしいので整理します。

  • 委託先企業:アウトソーシングで人材を派遣される側
  • 委託元企業:アウトソーシングで人材を派遣する側

委託元企業は、業務委託に関して「どのラインを超えると違法なのか」を常に注意しています

だからこそ、信頼できる委託元企業にアウトソーシングすることで、あなたの会社のコンプライアンス自体も向上するのです。

コンプライアンスを遵守している委託元企業は、グローバル化に対応した会社法など法制度変更に対する豊富な知識を持っています

OS社長
OS社長
経営者や個人事業主の方は、最低限のコンプライアンス知識を身につけつつ、アウトソーシングを活用することで自社のコンプライアンスをより高めましょう!

【バックオフィスアウトソーシングのメリット⑦】経営に必要なバックオフィス業務を学べる

バックオフィス業務をアウトソーシングすると、彼らが何をどのように対応しているのか学ぶことができます

その理由は、委託元スタッフの業務プロセスを確認でき、最終的な成果物はあなたの会社に残るからです。

例えば、会社設立1年目で、初めて法人税を納めるとしましょう。

税理士にアウトソースした場合、彼らが納税に必要な書類をどのように作成しているのか知ることができます

貯めておいたノウハウは、バックオフィス業務を自社内で対応するように方針変更した際に活用できます。

以上が、バックオフィスをアウトソーシングする7つのメリットでした。

OS社長
OS社長
バックオフィスアウトソーシングのメリットをまとめると、「コストを抑えつつ、時間を増やし、バックオフィスの品質を高められる」ということですね

バックオフィスをアウトソーシングするなら理解しておくべき4つのデメリット(注意点)

バックオフィスをアウトソーシングするなら理解しておくべき4つのデメリット(注意点)

メリットの多いバックオフィスアウトソーシングですが、しっかり理解しておかないことでデメリットになりうる注意点があります

バックオフィスをアウトソーシングするデメリット(注意点)は以下の4つです。

バックオフィスアウトソーシングのデメリット(注意点)
  1. 情報が漏洩するリスク
  2. イレギュラーな業務に弱い
  3. 自社内にノウハウがたまらない
  4. 従業員のモチベーションが下がる

【バックオフィスアウトソーシングのデメリット(注意点)①】情報漏洩リスクがあるので情報のアクセス範囲を絞ろう

アウトソーシングを利用すると、機密情報が外部企業に意図せず漏れてしまうリスクがあります。

特にバックオフィス業務は社内の重要情報が含まれることが多いためです。

以下に、情報漏洩が発生する具体例を挙げます。

バックオフィス業務のアウトソーシングによって情報漏洩する例

情報漏洩が発生する原因は、情報のアクセス範囲を制限していないからです。

  • 経理業務をアウトソーシングしたスタッフが、社外に公開していない経理文書にアクセスできる
  • 整理を依頼した書類の中に、事業計画書のような経営に関わる重要文書が含まれている

極秘情報が社外に漏れてしまうと、企業の安全や利益に損害を与える恐れがあります

バックオフィスをアウトソーシングしても情報漏洩させない2つの方法

情報漏洩のリスクを回避するためには、2つ方法があります。

  1. 物理的に情報へアクセスできないようにする
    重要文書は施錠したロッカー内へ。
    鍵は社員が管理し、必要に応じて解錠する。
  2. 論理的に情報へアクセスできないようにする
    重要なデータを保管する共有フォルダに権限を設定する。

アウトソーシングをしていなくても守っていることのように思われますが、改めて確認してえおくべきしょう。

OS社長
OS社長
バックオフィス業務をアウトソーシングする際は、「どこからどこまでの情報を渡してよいのか」を適切に判断しましょう

【バックオフィスアウトソーシングのデメリット(注意点)②】イレギュラーな業務に弱いので業務内容をキッチリ定義しよう

納品された成果物の品質が低いために自社内に追加業務が発生する可能性があります

「あらかじめ決められた業務は対応可能だが、イレギュラーな業務を行うことができない」というアウトソーシング元企業が存在するからです。

せっかくバックオフィス業務をアウトソーシングしたのに効率化できなかった具体例

特に小さな会社では、給与計算や経費精算といった業務でイレギュラーな対応が発生しやすいものです

アウトソーシング元企業から期待していた成果物をえられず、最終的に自社の従業員で対応した」なんてことが起きたとしたら本末転倒ですよね。

アウトソーシングする前のヒアリングで対応可能な業務を確認しよう

バックオフィス業務をアウトソーシングする際は、以下の点に注意しましょう。

  • アウトソーシングする業務が定型化できるものか
  • アウトソーシング元企業がイレギュラーな業務に対応できるか

OS社長
OS社長
アウトソーシング元企業と話し合い、業務内容をあらかじめ定義しておくことで、不要なトラブルは避けましょう

【バックオフィスアウトソーシングのデメリット(注意点)③】自社内にノウハウがたまるよう情報共有を求めよう

アウトソーシングに頼った結果、バックオフィス業務に関するノウハウが社内に蓄積されないリスクがあります。

アウトソーシング元企業によっては、ノウハウや業務プロセスをすべて共有しないこともあるからです。

バックオフィス業務をアウトソーシングすると自社内にノウハウがたまらない例

アウトソーシングした業務に関するノウハウがたまらないリスクがあります。

アウトソーシング元企業のスタッフから情報共有されず、業務プロセスが不透明になることが原因です。

OS社長
OS社長
将来的にアウトソーシングをやめて正社員を採用したとしても、何の業務をどのように処理していたのか分からず困ってしまいます

バックオフィス業務をアウトソーシングしてもノウハウを貯めるために契約時に取り決めておこう

アウトソーシングしつつもバックオフィス業務のノウハウを貯めたいのなら、契約時に情報共有することを約束する必要があります

アウトソーシングの契約形態は「業務委託」です。

業務委託は契約書の内容がすべてなので、「常に情報を共有すること」あるいは「必要に応じて情報を開示すること」を明記しておけば安心です。

OS社長
OS社長
アウトソーシングする際は、ノウハウをどこまで共有してもらえるか、契約時に確認しておきましょう

【バックオフィスアウトソーシングのデメリット(注意点)④】従業員のモチベーションが下がらないよう自社文化を守る

アウトソーシング元企業のスタッフと一緒に働くことで従業員のモチベーションが下がるリスクがあります。

企業には独自の文化があり、外部のスタッフが現場の仕事に介入することを快く思わない従業員がいるからです。

バックオフィスをアウトソーシングした後に自社文化が通用しなくなった例

例えば、アウトソーシング先の税理士の判断によってこれまで経費で落ちていた会食費が、経費として扱われないこともあります。

仕事の進め方や社内制度が変わってしまった場合、従業員のモチベーションは下がるリスクがあります。

バックオフィスをアウトソーシングしても自社文化を守るには

OS社長
OS社長
バックオフィス業務のアウトソーシングは経営者判断ですが、従業員のモチベーションに影響を及ぼす可能性を理解しておきましょう。
原因を把握しておけば対策を立てることも可能です。

以上がバックオフィス業務をアウトソーシングする際のデメリット(注意点)でした。

小さな企業こそバックオフィスをアウトソーシングすべき理由【メリットが大きい】

小さな企業こそバックオフィスをアウトソーシングすべき理由【メリットが大きい】

「結局アウトソーシングした方がいいのか?」という疑問に対して、「注意点を理解したうえで、多くのメリットをえるためにバックオフィス業務をアウトソーシングすべき」というのが自論です。

上記で述べたデメリット(注意点)は、すでに述べたとおり、事前に対策を打つことができます

そして「コストを抑えつつ、時間を増やし、バックオフィスの品質を高められる」というメリットを得られるのならば、アウトソーシングしない手はありません

例えば、数名規模だった従業員が数十名に膨れあがってきた企業は「そろそろバックオフィスを任せる人材がほしい」と考えますよね。

しかし、目の前の事業を成長させることに手一杯です。

そうした状況こそ、オンラインアシスタントのようなバックオフィス業務のアウトソーシングが最大の強みを発揮できます。

バックオフィス業務のアウトソーシングは、各サービスの「お問い合わせ」から無料で相談できます

OS社長
OS社長

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