バックオフィスの5大課題を解決するには?【3つの業務をアウトソーシングして効率化!】

数名だった従業員も、今や数十人規模に増えてきた。

従業員が増えるにつれて、経費精算や給与計算や勤怠管理といったバックオフィス業務の負担が大きくなってきた

エクセルやスプレッドシートで管理するのは限界だな…。

経営者の私や社員が、本業の片手間にバックオフィス業務をこなしている現状を改善してもっと、効率化したい!

OS社長
OS社長
企業の成長とともに煩雑になるバックオフィスの管理業務…
そんな嬉しい悲鳴をあげるあなたのお悩みを解決する記事です!
この記事を読めば分かること
  • 中小企業のバックオフィスが抱えやすい5つの課題が分かる
  • あなたの企業にはどんな課題があるのか気づくことができる
  • 課題に応じてアウトソーシングすると効果的な業務が異なることが分かる
  • あなたの企業ならどの業務をアウトソーシングすると効率化できるのかが分かる

流行りだからといって無計画にアウトソーシングを使っても効果を得られませんよ。

まずは、あなたの企業のバックオフィスにどのような課題が潜んでいるのかを知る必要があるからです。
要するに、現状把握を行います。

そして課題を解決するための手段として、どの業務をアウトソーシングすべきか決めます。

例えば、経費精算業務がうまく回らないために、すべての社員が精算申請にムダな時間を費やしているとしましょう。

OS社長
OS社長
本質的な課題は「経費精算システムが古くて非効率的」なのに、「経理をアウトソーシングして人手を増やす」という施策を打っても効果はありませんよね。

正解は、「新しい経費精算システムの導入とサポートをアウトソーシングする」ですね。

OS社長
OS社長
「課題を知って、適切な改善策を打つ」ということですね。

結論をお伝えすると、中小企業のバックオフィスが抱える課題は大きく5つに分類することができます

そしてそれぞれの課題を改善するためにアウトソーシングすべき業務が3種類あります。

OS社長
OS社長
それでは早速、あなたの企業のバックオフィスが課題を抱えているのか確認してみましょう!

バックオフィスをアウトソーシングすべき企業が抱える5つの課題【ヒト・知識・コスト・仕組み・共有】

バックオフィスをアウトソーシングすべき企業が抱える5つの課題

上記5つの課題が1つでも当てはまる企業は、バックオフィス業務をアウトソーシングすべきです。

1つでも課題があるなら、アウトソーシングにかける費用に見合うリターン、すなわち「バックオフィス業務の効率化」が見込めるからです。

OS社長
OS社長
私が勤める企業のバックオフィスにも心当たりはあるけれど、本当に当てはまるのか分からないです…心配。

それでは、5つの課題がそれぞれ「どのような状態を指すのか」を詳しく解説していきましょう!

バックオフィスの人手が足りない【アウトソーシングで効率化できる課題①】

「バックオフィス業務を担う人手が足りない」という状態は、特に成長段階の中小企業で見られる課題です。

とにかく売上を伸ばすためコア事業に注力してきた企業が、バックオフィス人材を確保してこなかったことが原因です。

企業の成長スピードに、バックオフィスがついてこれていないパターンです。
そうした企業は、以下のどちらかの状態に陥っています。

急成長企業の危険なサイン
  1. 経営者がしかたなくバックオフィス業務を処理している
  2. バックオフィス専任ではない社員本来の業務の片手間にこなしている

経営者がバックオフィス業務を処理している

経営者がバックオフィスの役割を担っている状態は、企業にとって最悪と言えます

なぜなら、経営者とは「いかに売上を伸ばし、事業を成長させ、社員の行動に報いるか」を考えている必要があるからです。

「アーティストを連れて月に行きます」「100万円を100人に配ります」と言っているZOZO前澤さんのような経営者が、「経費精算を締めなきゃ」なんてことは絶対に考えていないですよね!

少し極端な例えですが。

しかし、経営者の理想は「細かいことは気にせず、自社の成長のために何ができるかを常に考えて行動している」という状態です。

OS社長
OS社長
もし経営者なのに、バックオフィス業務をこなしているとしたら今すぐにアウトソーシングしましょう

バックオフィス担当ではない社員が片手間にこなしている

専任の担当者がおらず、社員が本業の片手間にバックオフィス業務をこなしている状態もよろしくありません

その社員は、本業とバックオフィス業務のマルチタスクにならざるを得ず、マルチタスクは生産性を大きく下げるからです。

たとえば、エンジニアとして採用された社員が、勤怠管理の業務も任されたとしましょう。
他社員から勤怠に関する問い合わせが入ると、開発業務に集中したくてもできませんよね。

マルチタスクによる集中力の低下が原因で、そのエンジニアの開発効率が悪くなるだけでなく、システムエラーを起こす可能性だってあります。

結果的に、社員の満足度は下がり、離職の原因となります。

OS社長
OS社長
ただでさえ人手が足りないのに、さらに人材が離れていく原因にもなるなんて。

たしかに、どんな業務でも無難にこなす万能型の社員はいるものですが、わざわざ上記したようなリスクを冒す必要はありませんよね。

バックオフィスの人材不足は、アウトソーシングですぐに解決できる課題です
手遅れになる前に対策を打ちましょう!

バックオフィスの専門領域に関する知識が足りない【アウトソーシングで効率化できる課題②】

中小企業は、従業員数に対してバックオフィスに関する専門知識を持つ人材が不足しがちです

そもそも、経理や法務といったバックオフィス業務の専門知識を有する人の絶対数が少ないからです。

また、企業として専門知識を持つ優秀な人材を確保できる地力がありません。

法人税を納めるべく、知識のない人たちで決算報告書を作ると仮定します。
おそらく、以下のような問題にすぐに直面してしまうでしょう。

専門的な業務は問題だらけ
  • そもそも何の書類を書く必要があるのか・・・
  • いつまでに申請しなければならないのか・・・
  • どのように記入すれば問題なく承認されるのか・・・
  • 損をしないためには何を気をつけるべきなのか・・・

素人が専門的なバックオフィス業務に取り組む場合、書類作成という単純作業で済むわけではありません。
莫大なリサーチコストがかかってしまうのです。

結果的に、専門家にアウトソーシングするよりも多くの人的リソースを割いてしまうことになるでしょう。

OS社長
OS社長
専門的な領域こそ、優秀なアシスタントが所属するオンラインアシスタントや、士業のアウトソーシングサービスを活かせますね!

「餅は餅屋」という言葉があるように、専門家にアウトソーシングすれば事足りるのです

バックオフィス人材を採用するリソースが足りない【アウトソーシングで効率化できる課題③】

3つ目は、「人材を採用するリソースが足りない」という課題です。

この課題を抱える原因は、以下の2つが考えられます。

採用コストが足りない原因
  1. コア事業への投資に注力しているため、採用に回せるキャッシュフローが足りない
  2. 採用担当者の時間が足りない

バックオフィス人材の採用に回すキャッシュフローが足りない状態

バックオフィス人材の採用に回すお金が足りないと、ジリ貧状態に追い込まれるので注意が必要です。

以下のような悪循環が発生するリスクがあるからです。

  1. 採用にかけるお金がない
  2. バックオフィスの人手が足りない
  3. コア事業と掛け持ちでバックオフィス業務をこなす社員がいる
  4. コア事業が伸びず、売上が落ちる
  5. 採用にかけるお金がない…

なるべく早い段階でアウトソーシングを決断しましょう
アウトソーシングならば、正社員よりもずっと少ない金額で人材を確保できますよ

正社員を1人採用するためには、採用プロセスと入社後に以下のコストが発生します。

正社員採用にかかるコスト

OS社長
OS社長
正社員を1人雇用するためには、想像以上に大きなコストが必要となるのね。

一方、アウトソーシングならば上記した採用コストのほとんどが不要です。

サービス利用料を収めるだけで、優秀な人材が派遣されてきます。
雇った後でも「期待するスキルを持っていないから人を替えてほしい」と要求することは、アウトソーシングだからこそできることです。

採用担当者の時間が足りない

採用担当者の時間が足りない状況は、企業の成長スピードと採用担当者の数がミスマッチしていることが原因です

なので、採用業務を担うアシスタントをアウトソーシングすることで解決できます

企業が採用したい人数に比例して採用活動業務が増えます。
そうすると、いつか採用担当者の許容量を超えてしまうでしょう。

採用担当者の業務は、以下のように多岐にわたります。

採用担当者の業務(多忙・・・!)

  • 求人イベントの資料作成、当日応対
  • 採用候補者との連絡
  • 面接官のアサイン
  • 採用面接
  • 入社の受け入れ

人とのコミュニケーションがメインなので、想定外の業務が発生することもしばしば起きます

OS社長
OS社長
採用業務をアウトソーシングできれば、自社の採用担当者の負担を減らすことができるのね!

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、従業員のお金と時間という2つの貴重なリソースを浪費せずに済みます。

バックオフィス業務の仕組み化ができていない【アウトソーシングで効率化できる課題④】

バックオフィス業務の仕組みが効率化されていない中小企業は数多く存在します

特に、従業員数が1桁から2桁へと成長段階にある企業によく見られる課題です。

従業員数が1桁のころは管理が楽だったでしょう。
みんなが目の届く範囲で業務を行っているからです。
しかし、人が増えるにつれてアナログな管理は限界に達します

バックオフィスの仕組み化ができていない原因は、以下の2つを疑ってください。

バックオフィスの仕組み化ができていない原因
  1. 資料のフォーマットが存在しない
  2. バックオフィス業務に関連する社内システムが導入されていない

資料のフォーマットが存在しない

定期的に作成する資料にも関わらず、フォーマットが無い場合は改善の余地があります。

毎回イチから資料を作成することは最も非効率的です
フォーマットは、1度作成してしまえば次からは項目を埋めるだけで済むのですから。

フォーマット化できる資料の一例を挙げます。

フォーマット化しやすい資料

  • 営業先への提案資料
  • プレゼン資料
  • 半期の決算報告書
  • 領収書提出用書類

 特に顧客に見せる資料のフォーマットを統一することで、「社内整備の行き届いた企業だな」という好印象を与える効果もあります。

OS社長
OS社長
そういえば、独自のプレゼン用フォーマットを使っている営業の方が、提案のある週に毎日夜遅くまで資料を作っていたわ

中には、資料のフォーマット作成を得意とするアシスタントをアウトソースするサービスもありますよ。

営業サポートや社内資料作成を効率化するために、バックオフィス業務のアウトソーシングが有効なのです。

バックオフィス業務に関連する社内システムが導入されていない

勤怠管理や給与計算といった業務に、クラウドシステムやパッケージソフトを用いていない中小企業は黄色信号です。

エクセルやスプレッドシートといった表計算ソフトを用いて管理できていたとしても、従業員が増えるにつれて手に負えなくなるからです。

バックオフィスのIT化が急速に進んでいる現代なので、特にクラウドシステムの利用をオススメします。

OS社長
OS社長
1度、バックオフィス業務のためのツールを見直してみなきゃね。

成長段階の企業は、仕組み化によってバックオフィスも高度化していく必要がありますよ。

バックオフィス業務が属人化している【アウトソーシングで効率化できる課題⑤】

業務の属人化が多発している企業には、突如としてバックオフィス業務が回らなくなる危険性があります

ノウハウを他の誰にも共有していないことが原因です。
あるバックオフィス担当者が辞めたとしても、その人の業務を他の誰もが代替できないからです。

バックオフィス業務を担う人手が足りていても、知らないものは知らない。
なのでバックオフィスが回らなくなります。

以下のような状態は、属人化が起きているサインです。

業務の属人化を疑うべきサイン

  • チーム内で資料を共有していない
  • 業務改善は個人任せになっている
  • 改善施策の効果測定ができていない
  • 誰が何をしているのか管理できていない
  • 確認漏れによるトラブルが多発している

業務の属人化は、内部にいるとなかなか気づけないものです。

アウトソーシングを利用することで、バックオフィス業務の見直しがなされるので、属人化解消のキッカケになります

以上が、中小企業のバックオフィスが抱えやすい5つの課題でした。

OS社長
OS社長
ひぃ~、私が勤める企業のバックオフィスにも当てはまる課題がありました

安心してください!
課題があるという現状は、裏を返せば「適切な業務をアウトソーシングすることで効率化が進む」ということです

それでは、「どのような業務をアウトソーシングすれば効率化できるのか?」という疑問にお答えしていきます。

バックオフィスのアウトソーシングによって効率化できる3つの業務【知識・頻度・仕組みがポイント】

バックオフィスのアウトソーシングによって効率化できる3つの業務【知識・頻度・仕組みがポイント】

アウトソーシングすべきバックオフィス業務は大きく3つに分けられます。

アウトソーシングすべき3つのバックオフィス業務
  1. 専門知識が必要な業務
  2. 定期的に発生するルーチン業務
  3. これから仕組みを作る業務

バックオフィス業務をアウトソーシングすべき企業が抱える5つの課題は、この3種類の業務をアウトソーシングすることでそれぞれ解決できます。

【アウトソーシングで効率化できるバックオフィス業務①】専門知識が必要な業務

専門知識が必要な業務をアウトソーシングすることで、以下の課題を解決することができます。

専門知識が必要な業務のアウトソーシングで解決できる2つの課題
  • 課題②「バックオフィスに関する知識が足りない」
  • 課題③「バックオフィスの人材採用に掛けるコストと時間が足りない」

専門知識を持つ人材を正社員として採用するには時間もコストも掛かり過ぎます
そのため、実績のある方や士業の方をアウトソーシングしたほうが「迅速に」「安く」課題を解決できるのです。

OS社長
OS社長
例えば、会社の設立に必要な様々な申請をアウトソーシングできますよ

会社設立に必要な申請は、定款認証、登記申請、口座開設など数多くあります。
その申請をすべて税理士にお任せできるなら、とても楽ですよね。

会社設立のためには合計¥242,000の申請料金を収めることになります。


会社設立費用¥242,000の内訳

  • ¥52,000(定款認証手数料)
  • ¥40,000(定款認証印紙)
  • ¥150,000(登録免許税)

しかし、¥242,000の申請料金とほぼ同額で、税理士にアウトソーシングすることができます
条件は依頼先の税理士と顧問契約を結ぶことです。

会社設立と同時に決算申告・確定申告・税務調査などにそなえて顧問税理士をお探しならば、活用してみてはいかがでしょうか。

OS社長
OS社長
専門家にアウトソーシングすれば、難しい申請業務を任せることができて、さらにコストカットにも繋がるのね。

【アウトソーシングで効率化できるバックオフィス業務②】定期的に発生するルーチン業務

定型的な業務をアウトソーシングすることで、以下の課題を解決することができます。

定期的に発生するルーチン業務のアウトソーシングで解決できる2つの課題

  • 課題①「バックオフィス人材が足りない」
  • 課題③「バックオフィスの人材採用に掛けるコストと時間が足りない」

定期的に発生するルーチン業務の委託は、アウトソーシングが最も効果を発揮する場面です。
1度お願いしてしまえば、あとは何もせずとも、毎日・毎週・毎月というサイクルで成果物があがってくるからです。

定期的に発生するルーチン業務の例
  • 給与計算のデータ入力
  • 月末の経費精算締め処理
  • 入退社手続き

わざわざ1人雇うほどの業務ではないけど人手が足りない…
「アシスタントがほしいけど今年はもう採用コストを割けないな…

といった状況の解決にも、人材を「安く」「早く」確保できるアウトソーシングは最適です。

OS社長
OS社長
ルーチン業務をアウトソーシングすることで、経営者や従業員は事業を伸ばすために必要な業務に集中することができますね

【アウトソーシングで効率化できるバックオフィス業務③】これから仕組みを作る業務

まだ仕組み化できていない業務をアウトソーシングすることで、以下の課題を解決することができます。

これから仕組みを作る業務のアウトソーシングで解決できる2つの課題
  • 課題④「バックオフィス業務の仕組み化ができていない」
  • 課題⑤「バックオフィス業務が属人化している」

アウトソーシングサービスの中には、仕組み作りをイチからサポートしてくれるものがあります。
また、委託先企業とノウハウを共有しながら進めてくれます
なので、これからバックオフィスの仕組みを作るスタートアップ企業や、属人化を解消したい企業にアウトソーシングがオススメなのです。

例えば、エクセルやスプレッドシートで勤怠管理していた企業が限界を感じ、人事業務をアウトソーシングしたとします。
アウトソーシング元企業は自社のノウハウを活用して、クラウドの勤怠管理システムを導入してくれます。

結果的に、データ入力といったバックオフィス業務だけでなく、全社員が毎日時間を取られていた勤怠登録作業も効率化された、という事例があります。

OS社長
OS社長
仕組み作りやノウハウを共有してくれるアウトソーシングサービスを選ぶのが大事なのね

あなたの企業のバックオフィスはどのような課題を抱えていますか?
その課題はアウトソーシングで解決できませんか?

OS社長
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課題が問題になり、問題が大きなトラブルを引き起こす前に、今すぐ対策しましょう!

バックオフィス業務の課題をアウトソーシングで解決する

OS社長
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