バックオフィス業務のアウトソーシングで損をしないための契約方法

バックオフィス業務のアウトソーシングで損をしないための契約方法

経営者
経営者
いざバックオフィス業務をアウトソーシングしようと思ったけれど、契約書の書き方が分からないぞ
注意すべきことはあるのかな?
業務委託の場合、違法となる行為にはどんなものがあるんだろう?

OS社長
OS社長
バックオフィス業務をアウトソーシングしようと検討している経営者の方、こうした疑問をお持ちではないですか?

この記事を書いている私は、自社の従業員が20数名のころからアウトソーシングを利用しています。
しかし、当初は業務委託についてなにも知らなかったので、不安でいっぱいでした…

この記事では、昔の私と同じような悩みをもつ経営者の方の助けになればと思って書きました!

この記事を読めば分かること
  • バックオフィス業務のアウトソーシング契約において何が違法行為なのか分かる
  • バックオフィス業務のアウトソーシング契約時に注意すべきことが分かる

私が会社経営で経験した失敗談も含めて、バックオフィス業務をアウトソーシングするための契約で注意すべきことを詳しく解説します!

バックオフィスをアウトソーシングするなら「契約形態」に関する法律を知っておこう

バックオフィスをアウトソーシングするなら「契約形態」に関する法律を知っておこう

契約形態については「業務委託」「委任」「請負」という3つの用語を法律上の違いから理解しておきましょう!

OS社長
OS社長
「知らなかった」という言い訳は、違法行為を犯してからでは通用しませんよ

バックオフィスをアウトソーシングする場合の契約形態は「業務委託」です

アウトソーシングの契約形態は「業務委託」に分類されます。
ただし、「業務委託」は民法に規定された契約形態ではありません

一方、「委任」と「請負」は民法に明記されています
それぞれの規定内容を民法から引用します。
引用元:民法 – e-Gov法令検索

(委任)
第六百四十三条 委任は、当事者の一方が法律行為をすることを相手方に委託し、相手方がこれを承諾することによって、その効力を生ずる。

 

(請負)
第六百三十二条 請負は、当事者の一方がある仕事を完成することを約し、相手方がその仕事の結果に対してその報酬を支払うことを約することによって、その効力を生ずる。

OS社長
OS社長
チョットヨクワカラナイデス。

民法の説明を読んでも、難しくて分かりませんよね(笑)
これらの用語の違いを簡単にまとめました!

バックオフィスをアウトソーシングするなら知っておくべき契約形態の早見表

契約形態民法完遂義務成果物の定義事例
業務委託規定なし契約書次第契約書でとりきめるアウトソーシング全般
委任規定あり無し明確に定義できないITシステム運用
コンサルタントなど
請負規定あり有り明確に定義できるITシステム導入プロジェクト

「業務委託」は契約書の内容によって「委任」と「請負」のどちらに近くなるのか決まります

OS社長
OS社長
意図せず違法行為を犯さないよう、まずは3つの契約形態の違いを理解しておきましょう!

バックオフィス業務のアウトソーシングで損しないための契約書の書き方【6つのポイント】

バックオフィス業務のアウトソーシングで損しないための契約書の書き方【6つのポイント】

バックオフィス業務をアウトソーシングする際には、6つのポイントを踏まえて契約書を書きましょう

  1. 業務内容(定義と範囲)
  2. 費用(契約料金、経費の扱い)
  3. 期日(納品日、契約の更新日)
  4. 報告体制(役割の分担、義務)
  5. サービスレベルアグリーメント(求める品質)
  6. 権利義務関係(成果物の所有権)

契約書の中でこれらの6項目をあいまいに書いたり誤った内容を書いたりすると、思わぬ不利益を被ることがあるので気をつけてくださいね!

少し難しい用語を並べてしまったので、それぞれをどのように書くべきなのかNG例も含めて紹介します

バックオフィスアウトソーシングの業務内容に関する契約書の書き方

まず第一に、バックオフィス業務のアウトソーシングサービスを契約する際は、業務内容を明らかにしましょう!

これまで説明した通り、バックオフィス業務のアウトソーシングは「業務委託」として扱われます。
業務委託は、契約書に明記していない業務を依頼すると違法になってしまうんです

なので、契約書で依頼したい業務を明確にしておきます

【契約内容にない業務を依頼した例】

オンラインアシスタントサービスAを契約した。
色々な業務を依頼できることが特徴だったからだ。

元々は経理業務のみをアウトソーシングするつもりだった。
しかし、後からWebサイトの運用も任せたいと思って、こっそり依頼した。

最初は見過ごしてくれていたものの、欲がでて他にもいくつかの業務をお願いした。
その結果、見かねたアウトソーシング元企業からクレームが入ってしまった

オンラインアシスタントを契約する事前のヒアリングで、自社のバックオフィス業務の課題を整理した

経理とWebサイト運用の業務をアウトソーシングすると効果的だと分かったので、2つの業務を依頼することを契約書に明記した。

2つの業務をアウトソーシングしたおかげで、従業員の労働時間を減らしつつ業績も向上させることができた
今でもアウトソーシング元企業と良好な関係を築けています。

OS社長
OS社長
お互いに合意した業務を依頼することで、トラブルを回避できるんですね!

アウトソーシングする業務内容をハッキリとしておくのは基本的なことのように思えますが、意外と守れていない依頼主が多いものです。

契約時には必ず確認しましょう!

バックオフィスアウトソーシングの費用に関する契約書の書き方

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の契約書には、基本の契約料金に加えて必要経費の扱いについても記載しましょう

お金に関する契約内容はトラブルの元になりやすいので、特に注意が必要ですよ。

【思わぬ追加料金が発生した例】

バックオフィス業務をオンラインアシスタントにアウトソーシングした。

社内で使っているコミュニケーションツールと同じもので、アシスタントと連絡を取り合っていた。

そのコミュニケーションツールは有料だったので、後になって利用料金を請求された
請求されると知っていれば、無料のコミュニケーションツールを使っていたのに…

バックオフィス業務をオンラインアシスタントにアウトソーシングした。

契約時に、社内で使っているコミュニケーションツールでアシスタントと連絡を取り合えるよう、利用料金は経費で負担することを取り決めた

事前にその分の予算も確保できたので、問題なくオンラインアシスタントの利用を継続している。

OS社長
OS社長
現場に派遣するアウトソーシングサービスなら、交通費や備品の購入費についても取り決めておくと良さそうね

アウトソーシングする業務に応じて、事前に想定できる経費の扱いを契約書に明記しておきましょう!

バックオフィスアウトソーシングの期日に関する契約書の書き方

バックオフィス業務をアウトソーシングするための契約書には、以下の期日を明確に記載しておきましょう

  • 成果物の納品日
  • 契約の更新日

期日を決めておく理由は、後戻りできないことで生じる不利益を避けるためです。

【成果物が納品されずビジネスチャンスを逃した例】

オンラインアシスタントに、メールマガジンの配信をアウトソーシングした。
アウトソーシングして以降、メルマガ登録解除者が30%増えてしまった

原因は、これまで週に1度配信していたメールマガジンを10日に1度しか配信していなかったからだった。

契約内容に配信周期も明記しておけばよかった…

【契約内容の更新を逃した例】

いつのまにか契約が自動更新されたため、契約内容を変えられなかった

更新日は初回契約した日から90日後だと思っていたのに、実際は3ヶ月目の月初めだったことが原因だった。

契約更新のタイミングで、依頼する業務を増やすために契約内容を変えたかったのに…。

成果物の納品日と契約更新日について、契約書の中で取り決めていた

予定通りメールマガジンが配信されることで、メールマガジンから流入したユーザーのサービス契約率が増えた

その結果を踏まえて、翌月1日の契約更新のタイミングで自社ブログの運用を任せるため、事前に相談しておいた

OS社長
OS社長
期日を決めておくことで、アウトソーシングするバックオフィス業務を期待通りにコントロールできるんですね!

各種の期日をアウトソーシング元企業に確認しておき、契約時に合意しましょう。

バックオフィスアウトソーシングの報告体制に関する契約書の書き方

バックオフィス業務をアウトソーシングするための契約書には、「誰が」「何を」「どのように」報告するのかも記載します

せっかく依頼した業務が完了していたとしても、「正しく」「早く」報告されないことで結果的に効率が悪くなるからです。

【完了報告が遅れた例】

アウトソーシング元企業のアシスタントは、依頼されていた精算業務を終えて自社のディレクターに報告した。

しかし、アウトソーシング先現場の担当者にも報告済みだと思い込んだディレクターは、自社内で報告を終えた

アウトソーシング先現場の担当者は、納品期日を過ぎても完了報告が無かったためアシスタントに確認したところ、報告の行き違いがあったことに気づいた。

結果、納品が遅れてしまった

契約時に、全ての報告はアウトソーシング元企業の専属ディレクターを介して行うように取り決めた

アウトソーシング元企業のアシスタントは、精算業務を終えたのでディレクターに報告した。
ディレクターは、アウトソーシング先企業の担当者に完了報告と成果物を送付した。

アウトソーシング先企業の担当者は、予定通りに納品することができた。

OS社長
OS社長
思い込みによって報告に行き違いがあると、せっかくアウトソーシングした業務の効率が悪くなってしまうのね。

報告体制を整えておくことは、効率的なアウトソーシングのために必要不可欠ですよ!

バックオフィスアウトソーシングのサービスレベルアグリーメントに関する契約書の書き方

アウトソーシングする業務に「どの程度の品質を求めるか」を契約書に書いておきましょう


納品された成果物が品質を満たしていない場合、損害賠償を請求することが可能だからです。
「業務委託」という契約形態では、損害賠償を請求することがあります。
なお、損害賠償額は委託料金(アウトソーシングの契約料金)が限度です。

「損害賠償が発生する条件」を文章にしたものが、サービスレベルアグリーメントです。

例えば損害賠償は以下のような場合に発生します。

損害賠償の条件
  • 成果物の品質があまりにも悪い場合
  • 業務の完了期日を何度も超過する場合

【求める品質を明確にしておらず損害賠償できなかった例】

バックオフィス業務のアウトソーシングを利用して、自社ブログ運用を依頼した。
しかし、アシスタントによって投稿される記事の内容があまりにも酷かった

投稿する記事のテーマや内容について何度も指摘したが改善されなかった

契約書の「サービスレベルアグリーメント」で求める品質があいまいであったため、損害賠償を請求することができなかった

その月で契約を打ち切ったものの、高い料金を払って得られたものは質の悪い記事だけだった…。

バックオフィス業務のアウトソーシングを利用して、自社ブログ運用を依頼した。
しかし、アシスタントによって投稿される記事の内容があまりにも酷かった

契約書の「サービスレベルアグリーメント」内で以下のように記載していた。
「成果物の品質が悪い場合、依頼主から改善を要望する。改善が見られない場合、その間に支払った契約料金を返還すること」

サービスレベルアグリーメントがあったおかげで、アシスタントは改善要望を真摯に受け止め、期待通りの記事を投稿するようになった。

そのアシスタントは現在も自社ブログ運用業務で活躍している。

OS社長
OS社長
アウトソーシング元とアウトソーシング先がお互いにフェアな関係でビジネスパートナーとなるために、責任範囲を明確にしておくことは大切なのね!

バックオフィスアウトソーシングの権利義務関係に関する契約書の書き方

後々のトラブルを回避するために、契約書を書く時点でアウトソーシングする業務の権利義務関係を明らかにしておきましょう

OS社長
OS社長
「けんりぎむかんけい」って何ですか…?

権利義務関係とは、要するに「成果物の所有権がどちらにあるか」を取り決めることです。

バックオフィスアウトソーシングでは、資料のフォーマット作成を依頼することがあります。

アウトソーシング元企業は、せっかく作ったフォーマットなので別の現場でも使い回したいと考えますよね。

しかし、アウトソーシング先企業は、他の企業が同じフォーマットの資料を使うと都合が悪いかもしれません。

契約する時点で、アウトソーシング元とアウトソーシング先の利害関係を事前に調整しておくことが大切です。

【アウトソーシング先企業の資料を流用した例】

アウトソーシングサービスを使って、経理業務のコンサルティングを依頼した。

コンサルティングで使われた資料が素晴らしかったので、社内の他部署でも流用した

その事実を知ったコンサルタントから「当社の資料なので勝手に使うのはやめてくれ」とモメてしまった…

アウトソーシングサービスを使って、経理業務のコンサルティングを依頼した。

成果物の所有権についてあらかじめ取り決めていた

コンサルティングで使われた資料が素晴らしかったものの、勝手に他部署で使うことはできない
そこで「報酬を支払うので、当社向けにこの資料を作成していただけないか」とお願いした。

コンサルタントは快く受け入れてくれた。
作成してもらった資料を使って、他部署の業務も改善している

権利義務関係に記載しておく内容は、依頼する業務や業種によりけりなので「これが正しい」とは言い切れません。

OS社長
OS社長
契約書の「権利義務関係」の項目では、アウトソーシング先とアウトソーシング元のお互いにとって不都合がないか確認しておきましょう。

以上がバックオフィス業務のアウトソーシング契約にあたり知っておくべき知識でした。

特に法律に関する部分は、顧問弁護士に任せるのではなく経営者自身も理解しておくべきですね。

OS社長
OS社長
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